Utmaningen

Den 30 juni 2026 hörde Jonathan Larsson, Meeting & Event Coordinator på Jacy'z Hotel & Resort, av sig. Hans kund Visit Group behövde en fotograf och en filmare under tre dagar för VISIT SUMMIT 2026 med temat "Destined for More".

Programmet var intensivt:

• 14 september: förmingel och aktiviteter på Universeum med cirka 400 gäster.
• 15 september: konferens, workshops, utställare, uppträdanden i lobbyn, prisutdelning och fest på Jacy'z.
• 16 september: konferens kl. 08–12 på Jacy'z.

Det tuffaste kravet: bilderna från de första dagarna skulle vara klippta till ett bildspel som kunde visas på LED-skärmen på morgonen den 16 september. Samtidigt skulle bild och film hålla en enhetlig stil genom alla tre dagarna.

Lösningen

• Gemensam bildstil från start. Den 11 september höll vi ett "look"-möte med Erica Broomelius, Head of Marketing & Brands på Visit Group, där vi bestämde en redigeringsstil som skulle gälla för alla bilder.
• Snabb samordning på plats. En WhatsApp-grupp med kunden gjorde att vi kunde fånga rätt ögonblick och svara på önskemål direkt under dagarna.
• Leverans varje natt. Vi redigerade och exporterade parallellt med eventet, så att kunden hade material att använda redan medan summiten pågick.
• Ett team, två discipliner. En fotograf och en filmare täckte allt från mingel och scen till utställare, uppträdanden och fest.

Leverans i siffror

• Cirka 1 670 råbilder tagna under tre dagar (252 + 1 226 + 194).
• 605 redigerade bilder levererade i ett onlinegalleri i Picflow, "Visit Summit 2026".
• Bildspelet för LED-skärmen skickades kl. 06.10 den 16 september – kunden laddade ner det kl. 07.21, i god tid före konferensstarten kl. 08.
• Galleriet öppnades första gången av kunden kl. 06.54 den 16 september.
• Cirka 1 009 filmklipp levererade: dag 1 – 144 klipp, dag 2 – 315 klipp, dag 3 – 36 klipp, plus 514 enskilda klipp.
• Filmen från dag 1 laddades ner av kunden kl. 04.09 natten efter eventet.
• Allt material levererades inom 24 timmar efter varje eventdag.
• En färdigredigerad eventfilm: "VISIT SUMMIT 2026".

Resultatet

Visit Group kunde visa bilder från summiten på LED-skärmen redan under konferensens sista morgon och hade bild- och filmmaterial att använda medan eventet fortfarande pågick – inte veckor efteråt. Tack vare den gemensamma bildstilen hänger alla 605 bilder ihop, från Universeum till Jacy'z, och materialet kan användas i Visit Groups kanaler och i marknadsföringen inför nästa summit.